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Perché la Legge 34/2026 cambia lo smart working
La Legge 11 marzo 2026, n. 34 (Legge annuale per le PMI), pubblicata in Gazzetta Ufficiale n. 68 del 23 marzo 2026, è entrata in vigore senza periodi di transizione e recepisce nel D.Lgs. 81/2008 l’obbligo di consegnare un’informativa annuale sulla sicurezza ai lavoratori in modalità agile. Per anni l’obbligo previsto dall’art. 22 della Legge n. 81/2017 è rimasto privo di sanzioni effettive; oggi la lacuna è stata colmata con un apparato sanzionatorio immediato e uniforme per tutte le imprese, indipendentemente dalla dimensione.
Secondo l’ultimo report dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano (fine 2025), in Italia i lavoratori agili sono 3,57 milioni, in lieve crescita (+0,6%) e ormai parte strutturale dell’organizzazione del lavoro, soprattutto in grandi imprese e PA. Il legislatore ha scelto l’informativa scritta come strumento cardine per adempiere agli obblighi prevenzionistici quando la prestazione si svolge in ambienti non sotto il controllo del datore di lavoro. Per le funzioni HR questo passaggio segna un cambio di paradigma: rigore di compliance, tracciabilità delle consegne e aggiornamenti puntuali diventano imprescindibili. È anche un’occasione per rafforzare una cultura della sicurezza digitale e della responsabilità condivisa, valorizzando tecnologie e soluzioni di AI per standardizzare processi, mantenere versioni aggiornate e favorire una comunicazione chiara ed etica con le persone.
Sanzioni e responsabilità per le imprese
Con l’inserimento dell’obbligo nel Testo Unico sulla Sicurezza, l’omessa, incompleta o non aggiornata informativa non è più una semplice irregolarità: configura una contravvenzione penale ed è direttamente contestabile dagli organi di vigilanza, anche in assenza di un danno. La disciplina si applica a tutte le imprese e mette al centro la prevenzione anche fuori dai locali aziendali. Per gli HR, ciò impone un presidio documentale rigoroso, la collaborazione stretta con il referente aziendale per la sicurezza e la piena tracciabilità delle consegne.
- Sanzioni: arresto da due a quattro mesi oppure ammenda da 1.708,61 a 7.403,96 euro (importi aggiornati con D.D. INL n. 111/2023).
- La violazione è immediatamente contestabile in sede ispettiva.
- Non è necessario un evento lesivo: basta l’omissione o l’incompletezza del documento.
- L’obbligo vale per tutte le imprese, senza eccezioni dimensionali.
Contenuto minimo dell’informativa e mosse HR
La legge impone un documento adeguato ai rischi reali della modalità agile adottata dall’azienda, valutato e validato dal referente aziendale per la sicurezza e consegnato in modo tracciabile almeno una volta l’anno. L’informativa deve includere elementi specifici e operativi, chiari per le persone e coerenti con l’organizzazione del lavoro. Per consolidare la conformità e creare valore, le direzioni HR possono ricorrere a piattaforme digitali e soluzioni di AI per versioning, reminder automatici e formazione mirata, nel pieno rispetto di etica, privacy e trasparenza.
- Rischi generali connessi all’attività lavorativa: stress lavoro-correlato, affaticamento visivo, postura.
- Rischi specifici della modalità agile: ergonomia della postazione domestica, sicurezza elettrica dell’ambiente, organizzazione delle pause.
- Rischi da videoterminali (esplicitamente menzionati): vista, colonna vertebrale, tecnostress, sindrome dell’“always on”.
- Misure di prevenzione e protezione predisposte dall’azienda in relazione ai rischi individuati.
- Comportamenti corretti che il lavoratore deve adottare e obblighi di cooperazione.
