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Perché non basta automatizzare
L’Intelligenza Artificiale generativa non è una moda passeggera, ma una tecnologia dirompente che sta cambiando il modo di produrre valore negli Studi professionali. Molte realtà hanno iniziato a introdurla come se fosse un’ulteriore automazione, salvo poi scoprire che i benefici non arrivano. Il punto è proprio questo: l’AI non è un nastro trasportatore digitale, è un assistente collaborativo che apprende nel tempo e che può rendere i team più rapidi e precisi, a patto di ripensare il modello operativo.
Per i commercialisti ciò significa spostarsi da una logica di sostituzione a una di cooperazione uomo–AI. Come con le grandi innovazioni del passato, dal cloud agli smartphone, i risultati arrivano quando si riprogetta il flusso di lavoro mettendo al centro ciò che la tecnologia rende possibile, non quando si aggiunge un “pezzo” in più all’esistente. L’interazione con l’AI avviene come fosse un collega: si chiede, si itera, si affina. Serve quindi un metodo che faccia emergere dove l’AI eccelle e dove il pensiero critico umano resta determinante.
Un approccio concreto si basa su tre mosse, semplici ma essenziali:
- Scomporre i processi. Segmentare le attività in micro-task e valutarne automabilità, velocità richiesta, adattabilità e necessità di giudizio professionale.
- Definire regole di autonomia. Stabilire quando l’AI può procedere da sola e quando deve fermarsi per chiedere conferma, come farebbe un collaboratore in training.
- Monitorare e calibrare. Misurare gli esiti, ribilanciare il carico tra AI e persone, estendere l’automazione dove i risultati sono affidabili e mantenere il controllo umano nei passaggi ad alto impatto.
Questo schema mette al riparo da aspettative irrealistiche, aumenta la qualità e rafforza la responsabilità professionale, valorizzando l’esperienza del Commercialista e delle sue squadre.
Un caso concreto: contabilizzare i documenti
La contabilizzazione è un terreno ideale per vedere all’opera la collaborazione tra persone e AI. Il processo si presta a essere scomposto in fasi distinte:
- Acquisizione dei documenti. Download o import dei file dai portali, inclusa la fatturazione elettronica.
- Assegnazione dei conti. Proposta e selezione dei conti dal piano dei conti in base al contenuto del documento.
- Registrazione. Inserimento dei movimenti in prima nota e aggiornamento delle anagrafiche.
- Controllo finale. Verifica di completezza, coerenza e quadratura.
Nelle fasi ripetitive e a basso margine di giudizio, l’AI è più efficace e costante: può collegarsi ai portali, scaricare le fatture, confermare la registrazione di documenti completi e generare report automatici con il dettaglio delle operazioni. Dove entra in gioco la competenza del Professionista? Nell’attribuzione dei conti e nel presidio delle eccezioni. L’AI può leggere il contenuto della fattura e proporre una voce coerente; l’utente valuta, conferma o modifica e, così facendo, addestra il modello che affina le proposte successive.
Con l’evoluzione degli strumenti, la fase di supporto si estende anche alla rilevazione di anomalie. Pensiamo a un fornitore abitualmente mappato su “cancelleria”. Se in un’occasione emette una fattura per un bene strumentale, l’AI può confrontare gli storici e notare che il costo unitario è insolitamente alto rispetto al passato. Come software “ubbidisce” alla mappatura impostata dall’utente per non interrompere il flusso, ma segnala l’anomalia per un controllo mirato. È il cuore del modello collaborativo: l’AI accelera, il Professionista decide.
Il vantaggio per lo Studio è duplice. Da un lato si ottiene una riduzione consistente del tempo speso su task ripetitivi; dall’altro si migliora la qualità grazie a un controllo ex ante più ricco di dati, che rende i controlli finali più veloci e mirati. Il risultato è una capacità superiore di rispettare scadenze, gestire picchi di lavoro e liberare risorse verso attività a maggiore valore: consulenza, analisi, relazione con il cliente.
Governance, etica e competenze per il nuovo studio
La tecnologia è un acceleratore, ma è la governance a garantire che l’innovazione resti allineata a etica, normativa e qualità professionale. Per i commercialisti questo significa strutturare un modello “human-in-the-loop” con regole chiare su responsabilità, tracciabilità e controlli. Tre leve operative sono decisive:
- Policy e trasparenza. Linee guida su prompt, fonti utilizzate, soglie di confidenza e momenti di validazione umana; log delle decisioni e delle correzioni per audit e formazione.
- Tutela dei dati. Gestione sicura dei documenti e delle anagrafiche, minimizzazione dei dati trattati, attenzione ai possibili bias con meccanismi di revisione periodica.
- Upskilling del team. Competenze su strumenti di AI, interpretazione dei risultati e valutazione del rischio; capacità di progettare processi centauri, dove automazione e giudizio umano si integrano.
Non adottare l’AI, oggi, equivarrebbe a rinunciare a PC, smartphone e Internet. La direzione è segnata, ma la scelta di come adottarla fa la differenza: puntare su collaborazione, regole di autonomia e controllo esperto permette di tradurre l’innovazione in efficienza misurabile, qualità documentale più alta e servizi consulenziali più solidi. È qui che la professione rafforza il proprio ruolo: usare l’AI per potenziare le capacità delle persone, con un’attenzione costante agli aspetti etici e all’impatto sul cliente.
Fonte: https://www.teamsystem.com/magazine/gestione-dello-studio/lavorare-con-intelligenza-artificiale/
